Zugegeben mit dieser steilen These, lehne ich mich weit aus dem Fenster – aber lass es mich mit einer kleinen Geschichte erklären 😉
Versetzen wir uns einmal in die Haut eines typischen Projektteilnehmers: Peter Mustermann hat lange in seinem Fachbereich gearbeitet und viel Erfahrung gesammelt. Er macht einen guten Job, ist den Kollegen gegenüber immer freundlich und arbeitet wirklich gerne für das Unternehmen. Weil man ihm vertraut, hat er auch ständig viel zu tun.
Irgendwann kommt ein Projekt um die Ecke und er wird ins Team berufen. “Wir müssen etwas verändern!” – Aha?!
Nach einer kurzen Einleitung zum Projektziel und der obligatorischen Vorstellungsrunde “Ich bin.., arbeite im Team .., meine Aufgaben sind..” geht es über zum schicken Gant-Projektplan und der Verteilung der ersten Aufgaben. Säuberlich dokumentiert in der OPL (Open-Point-List) der Projektleitung. Alles total wichtig, hohe Management-Attention, man träfe sich in 2 Wochen wieder, dann besprechen wir die nächsten Schritte. OPL kommt per E-Mail. Fragen? Danke. Auf Wiedersehen.
Bei der straffen Agenda hat Peter ganz vergessen, seinen Kaffee zu trinken. Ergebnis: Kaffee kalt ☕->🍨 Neuer muss her!
In der Kaffeeküche trifft er die gut gelaunte Paula und erzählt vom neuen Projekt, bei dem er tatsächlich auch eine Aufgabe erhalten habe. Um was es denn gehe? Grob kann er es zwar erklären, doch als Paula nach den Zusammenhängen und Details fragt, muss er passen. Er muss aber diesen Bericht erstellen und der Projektleitung zukommen lassen. Dafür will er sich gleich noch Notizen machen!
Zurück an seinem Schreibtisch klingelt direkt das Telefon, dutzende E-Mails warten auf Antwort und außerdem muss die Mittagspause organisiert werden: Daher schnell die Notizen auf ein Post-It.
Zwei Wochen später, grüßt wieder die Aktivitäten-Liste im gemeinsamen Projekt-Meeting. Diesmal ist die Liste geschmückt mit den ersten gelborangenen Markierungen: Aufgaben nicht richtig erledigt, Aufgaben überhaupt nicht erledigt, Due-Date überschritten! Die Stimmung leicht angespannt.
Peter hats leider auch erwischt:
Sein Notizzettel zum angeforderten Bericht, den er nach einer Woche wieder in den Händen hielt, war sehr knapp formuliert. Auch die Excel-Liste aus der E-Mail der Projektleitung half nicht wirklich weiter. Da in seiner Abteilung aber grad viel los war, hatte er keine Zeit, um nochmal nachzufragen und alle Details zu klären. Er ist von seiner Erfahrung ausgegangen und hatte den Bericht, nach bestem Wissen erstellt. Leider hatte das nicht den Wünschen der Projektleitung entsprochen.
Dumm gelaufen und leider kein Einzelfall.
Immerhin nimmt sich der Projektleiter im Anschluss Zeit und spricht in einem Einzeltermin alle Details zum notwendigen Bericht mit Peter durch.
Das wird doch wohl beim nächsten Meeting besser laufen?
Sehen wir uns mal eine andere Welt an. Wir springen wenige Wochen in die Vergangenheit, zur gut gelaunten Paula Musterfrau aus der Kaffeeküche:
Paula ist ebenfalls eine typische Projektmitarbeiterin, denn sie ist auch schon einige Jahre im Unternehmen und hat intern vieles gesehen und erlebt. Projekte hat sie schon oft mitgemacht, und daher wurde sie auch erneut für ein strategisches Projekt angefragt:
Die Einladung zu einem Pre-Kick-Off in 3 Tagen überrascht sie dennoch, denn es geht um die Projektdefinition. Was?
Die Projektleitung stellt sich kurz vor und erläutert kurz, welches Problem zum Anlass genommen wurde, ein Projekt ins Leben zu rufen. Man wisse nicht so genau, wie man das lösen könne und brauche daher den gemeinsamen Erfahrungsschatz. Klingt erstmal spannend!
Nach 2 Stunden intensivem, aber strukturiertem Workshop, hat die Gruppe das Problem von allen Seiten beleuchtet und Ideen entwickelt, wie man das angehen könnte. Die Ideen und Ansätze werden von jedem Impulsgeber auf Post-It notiert, kurz vorgestellt und auf einem Board angepinnt.
Bevor man nun aber zu einer Planung schreite, gelte es über die Annahmen und Ideen zu schlafen, um sich übermorgen nochmal dran zu setzen. Alle sind irgendwie gut drauf und quatschen auch in der Mittagspause noch über das Thema weiter.
2 Tage später kommt man wieder vor dem Board zusammen und schaut sich die Notizen erneut an. Manche werden direkt abgehängt, weil verworfen, andere um diverse Aspekte ergänzt. Nun scheint die Gruppe zufrieden und man geht über, die Ansätze in praktische Maßnahmen zu übertragen und die ersten Schritte zu planen. Die Verantwortungen werden zugeteilt – manche, sich nach Interessen sogar geschnappt – und in einer Woche wolle man sich wieder treffen.
Das nächste Treffen offenbart einige Überraschungen, denn es sind neue Teammitglieder dazugekommen. Die Projektleitung sagt, man wolle zunächst die Punkte besprechen, die alle betreffen, damit die eingeladenen Experten wieder an ihre Arbeit gehen können. Nach wenigen Beiträgen, dünnt sich das Team tatsächlich mit dankenden Worten wieder aus.
Die meisten Maßnahmen, die besprochen werden, wurden einen Schritt nach vorne gebracht. Auch Paula konnte ihren Punkt abarbeiten. Es stellt sich allerdings raus, dass sie auch nochmal ranmuss, weil sie erkennt, dass ein anderer Kollege noch mehr Infos von ihr benötigt. Er bedankt sich vorab und bietet an, bei Bedarf gern zu unterstützen.
Nein, Zeit hat er auch nicht, aber er nimmt sie sich.
Das freut Paula und sie geht gut gelaunt in die Kaffeeküche.
Dort trifft sie Peter, der seinen kalten Kaffee in den Ausguss schüttet und einen leicht gestressten Eindruck macht 
Übrigens, in Projekten gilt: Effektivität vor Effizienz ☝🏻
Und: Die Stimmung macht die Musik 😄
Gefällt Dir Paulas Welt? Schau Dir mein Webinar dazu an, dort erfährst Du mehr über meine 3 Geheimnisse erfolgreicher Projekte.
Herzlichst 
Tobias
PS: Die Open-Point-List steht für mich als Inbegriff für klassische Projekte, sie ist damit nicht grundsätzlich verkehrt, dient aber doch primär nur der Projektleitung zur Kontrolle.
Ich bin Tobias Lienhard, Erfolgsmentor für begeisternde Projektarbeit. Mit meinem Premium-Programm bauen Projektleiter*innen in kürzester Zeit ihr High-Performance-Projekt auf. Ab dann heißt es: Vom Projektfrust zum Teamerfolg!
Mein Vorgehen ist transparent, manchmal erschreckend dynamisch und immer ansteckend kreativ.
Bei mir gibt es alles aus einer Hand – aus erster Hand: Methoden, Anleitungen und das nötige Coaching.
Die Gruppe „Dein Projekterwachen – vom Projektfrust zum Teamerfolg!“ ist Dein Schlüssel zu besseren Projekten!
Hier gibt es viele kostenlose Videolektionen und einen wertschätzenden, kreativen und motivierenden Austausch.
Projekterwachen ist eine Gruppe, und zugleich eine Initiative! Unsere Mission:
Projektarbeit für alle Beteiligten zu einem Erlebnis machen, das mit Spaß zum Erfolg führt!
Herzlichst,
Tobias Lienhard
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