OPLs bringen nichts! 🚼
OPLs bringen NICHST!

OPLs bringen nichts! 🚼

Zugegeben mit dieser steilen These, lehne ich mich weit aus dem Fenster – aber lass es mich mit einer kleinen Geschichte erklĂ€ren 😉

Versetzen wir uns einmal in die Haut eines typischen Projektteilnehmers: Peter Mustermann hat lange in seinem Fachbereich gearbeitet und viel Erfahrung gesammelt. Er macht einen guten Job, ist den Kollegen gegenĂŒber immer freundlich und arbeitet wirklich gerne fĂŒr das Unternehmen. Weil man ihm vertraut, hat er auch stĂ€ndig viel zu tun.

Peter

Irgendwann kommt ein Projekt um die Ecke und er wird ins Team berufen. “Wir mĂŒssen etwas verĂ€ndern!” – Aha?!

Nach einer kurzen Einleitung zum Projektziel und der obligatorischen Vorstellungsrunde “Ich bin.., arbeite im Team .., meine Aufgaben sind..” geht es ĂŒber zum schicken Gant-Projektplan und der Verteilung der ersten Aufgaben. SĂ€uberlich dokumentiert in der OPL (Open-Point-List) der Projektleitung. Alles total wichtig, hohe Management-Attention, man trĂ€fe sich in 2 Wochen wieder, dann besprechen wir die nĂ€chsten Schritte. OPL kommt per E-Mail. Fragen? Danke. Auf Wiedersehen.

Bei der straffen Agenda hat Peter ganz vergessen, seinen Kaffee zu trinken. Ergebnis: Kaffee kalt ☕->🍹 Neuer muss her!

In der KaffeekĂŒche trifft er die gut gelaunte Paula und erzĂ€hlt vom neuen Projekt, bei dem er tatsĂ€chlich auch eine Aufgabe erhalten habe. Um was es denn gehe? Grob kann er es zwar erklĂ€ren, doch als Paula nach den ZusammenhĂ€ngen und Details fragt, muss er passen. Er muss aber diesen Bericht erstellen und der Projektleitung zukommen lassen. DafĂŒr will er sich gleich noch Notizen machen!

ZurĂŒck an seinem Schreibtisch klingelt direkt das Telefon, dutzende E-Mails warten auf Antwort und außerdem muss die Mittagspause organisiert werden: Daher schnell die Notizen auf ein Post-It.

Zwei Wochen spĂ€ter, grĂŒĂŸt wieder die AktivitĂ€ten-Liste im gemeinsamen Projekt-Meeting. Diesmal ist die Liste geschmĂŒckt mit den ersten gelborangenen Markierungen: Aufgaben nicht richtig erledigt, Aufgaben ĂŒberhaupt nicht erledigt, Due-Date ĂŒberschritten! Die Stimmung leicht angespannt.

Peter hats leider auch erwischt:

Sein Notizzettel zum angeforderten Bericht, den er nach einer Woche wieder in den HĂ€nden hielt, war sehr knapp formuliert. Auch die Excel-Liste aus der E-Mail der Projektleitung half nicht wirklich weiter. Da in seiner Abteilung aber grad viel los war, hatte er keine Zeit, um nochmal nachzufragen und alle Details zu klĂ€ren. Er ist von seiner Erfahrung ausgegangen und hatte den Bericht, nach bestem Wissen erstellt. Leider hatte das nicht den WĂŒnschen der Projektleitung entsprochen.

Dumm gelaufen und leider kein Einzelfall.

Immerhin nimmt sich der Projektleiter im Anschluss Zeit und spricht in einem Einzeltermin alle Details zum notwendigen Bericht mit Peter durch.

Das wird doch wohl beim nÀchsten Meeting besser laufen?

Paula

Sehen wir uns mal eine andere Welt an. Wir springen wenige Wochen in die Vergangenheit, zur gut gelaunten Paula Musterfrau aus der KaffeekĂŒche:

Paula ist ebenfalls eine typische Projektmitarbeiterin, denn sie ist auch schon einige Jahre im Unternehmen und hat intern vieles gesehen und erlebt. Projekte hat sie schon oft mitgemacht, und daher wurde sie auch erneut fĂŒr ein strategisches Projekt angefragt:

Die Einladung zu einem Pre-Kick-Off in 3 Tagen ĂŒberrascht sie dennoch, denn es geht um die Projektdefinition. Was?

Die Projektleitung stellt sich kurz vor und erlÀutert kurz, welches Problem zum Anlass genommen wurde, ein Projekt ins Leben zu rufen. Man wisse nicht so genau, wie man das lösen könne und brauche daher den gemeinsamen Erfahrungsschatz. Klingt erstmal spannend!

Nach 2 Stunden intensivem, aber strukturiertem Workshop, hat die Gruppe das Problem von allen Seiten beleuchtet und Ideen entwickelt, wie man das angehen könnte. Die Ideen und AnsÀtze werden von jedem Impulsgeber auf Post-It notiert, kurz vorgestellt und auf einem Board angepinnt.

Bevor man nun aber zu einer Planung schreite, gelte es ĂŒber die Annahmen und Ideen zu schlafen, um sich ĂŒbermorgen nochmal dran zu setzen. Alle sind irgendwie gut drauf und quatschen auch in der Mittagspause noch ĂŒber das Thema weiter.

2 Tage spĂ€ter kommt man wieder vor dem Board zusammen und schaut sich die Notizen erneut an. Manche werden direkt abgehĂ€ngt, weil verworfen, andere um diverse Aspekte ergĂ€nzt. Nun scheint die Gruppe zufrieden und man geht ĂŒber, die AnsĂ€tze in praktische Maßnahmen zu ĂŒbertragen und die ersten Schritte zu planen. Die Verantwortungen werden zugeteilt – manche, sich nach Interessen sogar geschnappt – und in einer Woche wolle man sich wieder treffen.

Das nĂ€chste Treffen offenbart einige Überraschungen, denn es sind neue Teammitglieder dazugekommen. Die Projektleitung sagt, man wolle zunĂ€chst die Punkte besprechen, die alle betreffen, damit die eingeladenen Experten wieder an ihre Arbeit gehen können. Nach wenigen BeitrĂ€gen, dĂŒnnt sich das Team tatsĂ€chlich mit dankenden Worten wieder aus.

Die meisten Maßnahmen, die besprochen werden, wurden einen Schritt nach vorne gebracht. Auch Paula konnte ihren Punkt abarbeiten. Es stellt sich allerdings raus, dass sie auch nochmal ranmuss, weil sie erkennt, dass ein anderer Kollege noch mehr Infos von ihr benötigt. Er bedankt sich vorab und bietet an, bei Bedarf gern zu unterstĂŒtzen.

Nein, Zeit hat er auch nicht, aber er nimmt sie sich.

Das freut Paula und sie geht gut gelaunt in die KaffeekĂŒche. Dort trifft sie Peter, der seinen kalten Kaffee in den Ausguss schĂŒttet und einen leicht gestressten Eindruck macht 😊

Übrigens, in Projekten gilt: EffektivitĂ€t vor Effizienz â˜đŸ»
Und: Die Stimmung macht die Musik 😄

GefĂ€llt Dir Paulas Welt? Schau Dir mein Webinar dazu an, dort erfĂ€hrst Du mehr ĂŒber meine 3 Geheimnisse erfolgreicher Projekte.

Herzlichst 💚

Tobias

PS: Die Open-Point-List steht fĂŒr mich als Inbegriff fĂŒr klassische Projekte, sie ist damit nicht grundsĂ€tzlich verkehrt, dient aber doch primĂ€r nur der Projektleitung zur Kontrolle.

Ich bin Tobias Lienhard, Erfolgsmentor fĂŒr begeisternde Projektarbeit. Mit meinem Premium-Programm bauen Projektleiter*innen in kĂŒrzester Zeit ihr High-Performance-Projekt auf. Ab dann heißt es: Vom Projektfrust zum Teamerfolg!

Mein Vorgehen ist transparent, manchmal erschreckend dynamisch und immer ansteckend kreativ.

Bei mir gibt es alles aus einer Hand – aus erster Hand: Methoden, Anleitungen und das nötige Coaching.

Die Gruppe „Dein Projekterwachen – vom Projektfrust zum Teamerfolg!“ ist Dein SchlĂŒssel zu besseren Projekten!

Hier gibt es viele kostenlose Videolektionen und einen wertschÀtzenden, kreativen und motivierenden Austausch.

Projekterwachen ist eine Gruppe, und zugleich eine Initiative! Unsere Mission:

Projektarbeit fĂŒr alle Beteiligten zu einem Erlebnis machen, das mit Spaß zum Erfolg fĂŒhrt!